個人でできる業務効率化!マルチディスプレイの切り替えと生産性向上のメリットを紹介!

『働き方改革』が叫ばれる昨今、仕事を効率的に進めることが強く求められている人も多くいると思います。

しかし、事務仕事をされている方にとって『効率を上げる』ことは非常に大変です。

当然仕事を覚えれば次第に効率は上がっていきますが、それは能力が相対的に上がっているだけで働き方改革ではありません。

やはり仕事の効率を上げるためには個人の努力も必要不可欠ですが、今回はPC廻りのちょっとしたツール増設だけで努力せずに業務効率化を行える方法『マルチディスプレイ』の内容・メリット・設定についてご紹介します。

もちろん既に使われている方も多くいると思いますが、更に業務効率を上げたい方にはWindows10の新機能『仮想ディスプレイ』について機能と操作方法をご紹介します。

設定方法などを確認したい方は目次にて一気に飛ばして読んで下さい。

マルチディスプレイとは?生産性向上のための業務効率化にどんなメリットがあるの?

マルチディスプレイとは”2画面”のこと

マルチディスプレイとは2画面、つまりPCに複数のモニターを繋いで使うことをいいます。 デュアルディスプレイともいいます。

意外性もなく、当たり前と言えば当たり前ですが、”表示される画面が増えればその分効率よく仕事が出来る”ということです。

中には『それくらい既に活用しているよ!』という人も恐らく多くいると思います。ただ世論調査をしているわけではありませんが、まだ一つの画面で仕事をしている人も案外意外と多いのではないでしょうか。

市役所などに行くと、つい事務員さんのPC廻りが気になってしまうのですが、私の経験上ほとんどの人がモニター一つで仕事をしています。

もちろん、市民の目があって『税金でモニターを買うなんて』といったクレームを想像すると簡単に手を出せないのかもしれませんが・・・

実際私の職場でも1画面で仕事をしている人がまだ3割くらいいます。2画面にしない理由を聞いてみると「そこまでメリットがなさそう」「1画面で不自由していない」「たぶん使いこなせないだろう」という理由が大半でした。

複数の画面を使っている人というと『株式取引をしているデイトレーダー』『PCでオンラインゲームなどをしている人』といった印象がある人も多いのではないでしょうか?

ただ、是非まだ使っていない人に言いたい!事務員さんやメールでの連絡業務が多い管理職以上の人にこそデュアルディスプレイを使って頂きたい!

理由はほぼ確実に仕事効率が上がるからです。

仕事効率が上がる理由とは・・・?

では、複数の画面で仕事をすると何故仕事効率が上がるのか、簡単にメリットを紹介したいと思います。

まず、そもそも2つ画面があった場合にどんなことができるかを想像すればイメージしやすいと思います。

サンプルで 複数画面でできること”を上げてみます。

・メール画面を開きながら 別画面で 添付資料を別モニターで開く
・PDFを見ながら 別画面で エクセル入力を行う
・電話会議をしながら 別画面で フォルダを開いてファイルを検索する
・作業中の画面を全画面のまま 別画面で サーバーのフォルダ画面を開く
・資料作成をしながら 別画面で ネットで調べ物をする

普段の業務の中で該当する項目が一つでもありそうな方はマルチディスプレイを使うことで業務効率化に繋がると考えて頂いて結構です。

ただ、上記の内容は実は普段から一つの画面で行っている作業です。ウィンドウを小さくすれば複数の作業をすることができます。

ここで大事なのは、2画面あれば別の作業を大画面で行えるということです。

PDFやエクセルは画面を小さくすると見にくくなりますし、デスクトップ上のショートカットも他画面を開いていると一度閉じなければなりません。

1画面では普段から意外と無駄な作業を積み重ねているのです。それが画面を増やすだけで解消される=自然と作業効率化になるということです。

私は普段から2画面で仕事をしているので、ノートPCだけの作業などがストレスで効率が全然違います。時間の削減率を出すのは難しいですが、作業効率が上がるのは間違いないでしょう。

慣れるまでは面倒に感じることもありますが、普段からPCを使っていれば3日もせずに慣れると思います。

特別な努力をしないで作業効率を上げるという意味では、すぐにでも実施すべき改善案と言えます。

マルチディスプレイの費用対効果とオススメモニターの紹介

モニターの価格とオススメ商品の紹介

会社に理解ある人が居てくれれば別ですが、ただ単純に会社の経理に「モニター欲しいから買って」とお願いしてもなかなか承諾してもらえないのが一般的でしょう。

ただ、モニター増設にかかる費用は実はたいしたことないんです。

一般的な事務仕事であればモニターサイズは24インチもあれば十分です。ノートパソコンの一般的なモニターサイズが13~14インチ、17を超えるものでかなり大きいと感じるサイズです。

amazonや楽天など一般的なネット通販で売っているモニターの平均価格を表にしてみました。

画面サイズ一般価格一般本体サイズ
(インチ)(円)縦x幅(cm)
19.510,000 ~ 16,000円47.0W x 36.0H
21.515,000 ~ 25,000円50.5W x 38.5H
2420,000 ~ 30,000円56.5W x 41.0H

本体サイズはメーカーにより異なるのであくまで参考サイズです。画質など種類がたくさんあるので金額も振れ幅がありますが、一般事務程度の業務であれば最安商品でも十分使えると思います。

オススメのモニターを紹介します。

まず21.5インチで12,000円弱で購入できるモニターです。とりあえずモニターが欲しい場合はこれでコストパフォーマンスは十分でしょう。

私が使っているのは24インチのiiyama製モニターです。1200Wのデスクでノートパソコン+モニター、またモニター2台で使っていますが、見やすくストレスが全くありません。

21.5インチであれば幅が大体50cmちょっとです。 一般的なオフィスデスクが100cm、120cm、140cmなので、小さい机でも半分のスペースに納まります。

デスクトップパソコンであれば現在使用しているモニターとの組み合わせにより置けるサイズも変わると思いますが、ノートパソコンであればどのサイズでも全く問題ないでしょう。

費用対効果を上司に説明が必要な場合

モニターの寿命は5~10年もあり、そうそう買い替えることはありません。私も会社で購入してから今年で5年目になりますが、不具合等は出ていません。

OA機器廻りの製品としてはかなり安い部類で消耗も少ないものになりますが、会社によっては1万を超えるものは早々簡単に稟議が通らないこともあるでしょう。

仮に寿命を5年、モニター金額を2万円と仮定した場合に、2万円を5年で割ると年間投資4000円程度になります。社員の時給で見れは年間2時間の残業削減で元が取れる計算になります。

OA機器の投資はなかなか費用対効果を説明するのが大変です。例えば『作業時間1割削減』といってもその証明はなかなか難しいですからね。

それでも、1画面と比較すれば作業効率が上がることは間違いありません。個人的な感覚では、逆の考え方で2画面の作業効率に対し1画面になると、作業効率が30%はダウンすると思っています。

特にメール+他ソフトを多用する人には必須だと思います。私は自分で使用しているのを周りに見せて、効果を実感してもらい社内に浸透させました。

どうしても頭の固い上司がいるときは『年間2時間以上残業減らすのでとりあえず購入させてほしい!』と申し出てみるのも手ではないでしょうか。

これで今日から個人で業務効率化!マルチディスプレイの切り替え方法を紹介!

それでは設定方法を簡単に紹介しておきます。

ここで紹介するのはWindows10 PCでの操作方法になります。

①ケーブルを接続する
  PCとモニターの電源を入れ、専用ケーブルで接続
  ※設定によってはこの時点で認識をして画面が二つになる
②ディスプレイ設定画面を開く
  デスクトップ空白で右クリック⇒ディスプレイ設定を開く
  ※ウィンドウズメニュー右クリック⇒システム⇒ディスプレイ
③マルチディスプレイの設定をする
  画面下部にある『マルチ ディスプレイ』 の項目にて
 『複数のディスプレイ』を選択
  リストから『デスクトップをこのディスプレイに拡張する』を選択
④ディスプレイ配置を設定する
  同ページの一番上 『ディスプレイの配置を変更する』 の項目で、
  モニター番号の配置を入れ替え見やすい配置にする

ケーブルを接続する

まず、モニターを購入すれば一緒に外部出力用の専用ケーブルは付属してくると思いますが、PCによっては接続できるケーブルの種類が異なる場合があります。

特に小さなノートパソコンや古い機種のPCはよく注意してください。

比較的新しいPCであればほぼ必ずついているのがHDMI端子のケーブルで、最近のTVなどもついているのでほとんどがこの形です。

小さいノートパソコンの場合、同じような形状で小さいタイプのものがあります。その場合はHDMI-miniを購入してください。モニター側がminiであることはまずありませんので、PC側の確認だけで大丈夫です。

もう一つ、台形の差込口に小さな穴がたくさん開いているのがVGA端子となります。

大体のモニターであれば両方の端子接続口があります。PC側も両方あればどちらを使用しても特別問題はありません。接続口が多ければそれだけモニターを増設することもできます。

設定によっては接続した時点でモニターに画面が映し出される可能性があります。ただし、1つ目のモニターと同じ画面が映し出されることもありますが、②移行の設定で変更が可能です。

② ディスプレイ設定画面を開く

デスクトップのアイコンが無い場所で右クリックをしてください。

デスクトップのアイコンを避けて右クリックし、『ディスプレイ設定』を選択

そうすると写真画面と同じアイコンがでるので、下から2番目の『ディスプレイ設定』を選択してください。

一応、ウィンドウズメニュー上で右クリックをし、『システム』 ⇒ 『ディスプレイ』でも同じ画面にたどり着きます。

画面左下にある田マークのウィンドウズメニューからでも進めます
ディスプレイ設定画面 モニターの接続が認識されていれば1/2とモニターが表示されます。
ここで一つしか表示されない場合、モニターを認識していない、電源が入っていないなどが考えられます。認識が無い場合はケーブルを確認しましょう。

③ マルチディスプレイの設定をする

画面を下にスクロールすると『マルチディスプレイ』という項目があります。ドロップダウンリストになっているので、Vマークを選択すると設定を変更できます。

マルチディスプレイが「表示画面を複製する」になっていると、1つ目のモニターと同じ画面を映し出す状態になります。
ドロップダウンリストで表示を選択できます

リストから『表示画面を拡張する』を選択すると、2つの画面に別々のものを表示できる状態にできます。

この時、マウスを動かしアイコンをスライドさせて下さい。画面の置いた場所によっては左右が逆になっている可能性があります。その場合、実際にモニターの位置を変えてもいいですが、設定で変更が可能です。

④ ディスプレイ配置を設定する

再度、一番上までスクロールすると、モニターが二つ表示されている状態になります。この『1』と『2』のモニターを選択して好きな位置に移動すれば設定を変更することができます。

拡張設定になるとモニターのアイコンが複数になり番号が振り分けられます
モニターを掴んで好きな位置に移動できます。
横でも縦でも、少しずらした位置でも可能です。

モニター配置を移動させ『適用』を選択すれば設定が完了します。『識別』を押せばモニター番号が画面に表示されます。

ちなみに、接続端子に複数ケーブルを接続することで3つ以上に拡張することも可能です。環境があれば損はしないと思うのでぜひ試してみて下さい。

3つ横に並べるスペースがない場合、実際に置いているモニターの位置に合わせて設定しましょう

端子が1つしかないPCは別途複製できるケーブルなど販売しています。ただし、USBを使ったケーブルで試してみたのですが画像処理が遅く逆に仕事効率が落ちてしまったことがあるので要注意です。

設定は以上で完了です。あとはカーソルを画面外まで動かせばもう一つのモニターを操作できます。

カーソルは繋がっていますが、エクセルやファイルページなどを最大化しても隣のページに拡張されることはありません。なので2つの画面を広く表示しておくことができます。

注意点!!

画面を拡張している状態でシャットダウンをし、ケーブルを外して起動時に一つの画面に戻したときに、作業ウインドウが画面外で表示されてしまうことがあります。

通常のエクセルやファイルなどは問題ありませんが、開くソフトによってはソフトを起動しているのにデスクトップ上に表示されない!といったことが生じてしまいます。その時は一度画面を拡張し、マルチディスプレイ設定で『このディスプレイの接続を切断する』を選択し戻してください。

ノートパソコンからケーブルを外す際は「接続を切断」をしっかり行いましょう

ノートパソコンを持ち運ぶ際は特に注意が必要です。いざ作業をしようとしたら画面外で触れない!といった状況に陥ってしまいます。

マルチディスプレイができない環境にオススメ!Windows10の仮想ディスプレイ切り替えで業務効率化!

いかがでしょうか。画面の拡張設定は全く難しくありませんし、モニターの金額も安いので働き方改革になったのではないでしょうか?

しかし、狭いデスクやテレワークなどでノートパソコンを持ち運びで使用されている方など「モニターを増やせない事情がある方も中には多くいらっしゃると思います。

そんな方は、ご使用のPCがWindows10であれば、モニターを増設せずとも『仮想マルチディスプレイ』を使うことができ、2画面に近い形で効率的に業務が可能となります。

使用方法について簡単にご紹介します。

まず、画面下のタスクバー(アイコンが表示されているところ)にて右クリックをし、「タスクビューボタンを表示」をクリックします。

画面下の黒いところで右クリック

すると、タスクバーの左側の方にアイコン『タスクビュー』が新たに表示されるので、クリックしてください。

これが「タスクバー」
仮想ディスプレイの切り替え画面
たくさんのウインドウを開いているときの操作にも便利です

すると、今作業している画面が一覧で表示され、「左上にディスプレイ1」「新しいデスクトップ」などが表示されます。これが ”仮想ディスプレイ” です。

仮想ディスプレイ(別のディスプレイ画面)を選択すると、今まで開いていたウインドウが全て消えてまっさらの新しいデスクトップが表示されます。

色々開いている作業ウインドウを閉じなくても、片付いた画面で新しい作業ができる、ということですね!これは便利!

ショートカットキーを使えば更に便利に仮想ディスプレイを使いこなすことができます。

スクトップを増やす――[Windows]+[Ctrl]+[D]キー
デスクトップとタスクの一覧を表示する――[Windows]+[Tab]キー
隣のデスクトップに移る――[Windows]+[Ctrl]+[→]/[←]キー
デスクトップを閉じる――[Windows]+[Ctrl]+[F4]キー

特に普段マルチディスプレイを使っている方は、いざノートパソコンのみで作業しなければならない環境の時にこの操作を知っているだけで作業効率が全然違います。

また、マルチディスプレイ運用中でもこの操作ができます。複数画面が一気に切り替わるので、作業効率を更に上げることもできます。

ショートカットキーを使えば煩わしさもありません。ぜひ、今よりも更に効率化を目指して活用してみて下さい。