G suite(ジースイート)とは?業務効率化のメリットや機能を紹介、メール・ドライブ・テレワーク

新型コロナウイルス感染対策により『テレワーク』がかなり多くの企業で推進されるようになりました。

しかし、急な出来事で企業側の準備・対策が十分に実施できていない、情報共有に苦労されている方も多くいるのではないでしょうか。

テレワーク推進により『社内データを自宅で共有』『電話会議の運用』『社内メールへのアクセス』など、リモート環境の構築が急務になってきます。

大手では既に情報管理システムを導入している企業も多くあると思いますが、社員数の少ない中小企業などでは、ソフトを導入するにあたっても運用コストやセキュリティ問題、管理手段を考えるだけで一苦労です。

電話会議も無料のものはたくさんありますが、中華系の企業のソフトだとセキュリティの心配をされている方もいますよね。

そこでオススメするのが、大手企業も次々と取入れはじめ、天下のGoogle社が提供している安心・安全なビジネス向けのサービス『G suite(ジースイート)』です。

テレワークで必要な『データの共有』『電話会議』『メール運用』が全て行える優れもの!コストも人数に関係なく1アカウントから即日発行・即日運用可能!何よりもGoogleというだけでトップクラスの信頼度です。

このG suiteは、リモートワークだけでなく様々な機能をipadなどと連動させることにより大幅な業務効率化にもなる優れもの

私も会社で2年前に導入してから仕事効率が各段に上がりました!

今後様々な企業で広く普及されるだろうと言われている『G suite』。

様々な機能はありますが、まず即日使える3つの機能に絞って簡単にお伝えしたいと思います。

G suiteとは?業務効率化に役立つ超便利な3つの機能を紹介!

最初に説明を入れていますが、『G suite(ジースイート)』とはGoogle社提供のビジネスツールの名称で、『仕事に必要なものすべてが 1 つのスイート(組)に』という目的のサービスで、連携・作成・管理・アクセスに優れた総合管理ソフトウエアです。

G suiteは有料アカウントを取得することにより、電話会議、カレンダーの共有、共同編集、クラウドの共有などの数多くの機能を使うことができるようになります。

全ての機能を使いこなすのは大変ですが、すぐにでも導入可能な3つの機能について、私が実際に仕事で使っている感想を交えながら紹介したいと思います。

G suiteとはそもそも何?費用はどのくらい?

G suiteは有料アカウントを取得することにより、電話会議、カレンダーの共有、共同編集、クラウドの共有などの数多くの機能を使うことができるようになります。

機能を知らなければ利用価値を図ることはできませんが、やはりまず気になるのが費用でしょう。

G suiteで用意されている3つのプランについて簡単な表にしてみました。

プランBasicBusinessEnterprise
1ユーザー/月額¥680¥1,360¥3,000
ビジネス用Gmail
電話会議
(Hangouts Meet)

MAX100人まで

MAX150人まで

MAX250人まで
チャットツール
(Hangouts Chat) 
共有カレンダー
クラウドサーバー
(Gドライブ)

30GBまで

容量無制限(5ユーザー未満の場合上限1TB)

容量無制限(5ユーザー未満の場合上限1TB)
ドキュメント ワープロ
スプレッドシート
プレゼン作成ツール
本格的なアンケートツール
ウェブサイト作成ツール
共有メモ
従業員の連携
Apps Script G Suite での自動化、統合、拡張
Cloud Search G Suite を横断的かつスマートに×
年中無休 24 時間体制のサポート 電話、メール、オンラインで対応

G suite登録は⇓こちら⇓からアクセス!
https://refergsuite.app.goo.gl/EpUh
G Suite Basic プランか G Suite Business プランで下記のプロモーション コードを適用すると初年度の料金が 20% オフになります。 是非ご利用下さい!
 G Suite Basic プラン専用コード   『 QD4GEXUM6RLFRFE 』
 G Suite Business プラン専用コード 『 E39EFTDUNLGKXQK 』

プランは全部で3種類あり、1アカウントの費用は合計数に関係なく固定されています。

使える機能はご覧の通りたくさんありますが、今回ご紹介したい機能は赤字の3つ。

それぞれどのプランでも使用可能ですが、電話会議は同時使用人数、ドライブは最大容量が各プランで異なります。

しかし、1ユーザー辺りの費用は Business (ビジネス)プランで1,360円、年間16,320円

あとは使用人数を掛ければコスト算出できますが、アカウントはいつでも追加発行・契約解除ができるため、気軽に導入できます。

では年間16,320円をかけるだけの価値があるのか?すべての機能は使えないにしても、即日活躍できる3つの機能について少し詳しく紹介します。

便利機能その1・『Gドライブ』でサーバーを誰とでも共有できいつでもアクセスできる!

G suiteのアカウント取得により、Gドライブという機能が使用できるようになります。

GドライブとはGoogleの提供するクラウドサーバーのことです。 文書、スプレッドシート、プレゼンテーションを新規に作成したり、仲間と共有してリアルタイムで共同編集することができます。

変更は自動的にドライブに保存されるため、保存ボタンもありません。

簡単に言うと、普段会社で使っているデータを入れているサーバーありますよね。あれをネット上に作ることができるので、みんなで外から簡単にアクセスできるよってことです。

一般的に、会社に限らず自宅などでもNAS (Network Attached Storage) と呼ばれるサーバーを置いて、ネットワークを繋げてデータを格納していると思います。

基本的に外部から不用意にアクセスされては困ります。

セキュリティの問題から社内だけのローカルなネットワークのみで見れる環境にするのが一般的です。

しかしテレワークが必要となった時、外部から安全にアクセスできる環境が必要になってしまいます。

Gドライブはアカウントでセキュリティ管理がされているため、現実のサーバー増設費用も無くセキュリティ万全なサーバーを即日手配可能です。

契約プランと使用人数によってはサーバー容量に制限がないのですから驚きです。大量データ管理が必要な会社にとっては非常に嬉しい選択肢でしょう。

機能としては、アカウント毎に個別に使用できるマイドライブと、アカウント毎に共有者を指定できる共有ドライブがあります。

共有ドライブはフォルダを複数作成することができ、フォルダ毎に使用者・閲覧者の制限をかけることが容易にできます。

複数のプロジェクト・営業所などを管理する必要がある場合や、経理などの会社の機密書類を格納する必要がある場合でも使用者を限定することで、たとえテレワークを導入しても外部からのアクセスによる情報漏洩の心配がありません。

また、クラウドのサーバーはブラウザからネット接続して使用するものが多く非常に使いづらい印象がありますが、専用の『ドライブファイルストリーム』をPCにインストールすることで、NASなどの外付けHDDと同じようにフォルダ操作や更新などができるのです。

GドライブをGoogle Clomeで開いた画面
ログインすればどこからでもファイル操作が可能です
ドライブファイルストリームをPCにインストールすると
外付けHDDと同じようにファイル操作、資料の更新などができます

私が使用した感想としては、まずマイドライブという自分しか見れないサーバーが出来たことでデータの整理が捗りました。

使い勝手は普段と変わらないのに、iPadなどでGドライブのアプリと同期すれば常にフォルダ内を確認することができます。

営業先や現場などでも役に立ちますし、外出先の打合せでデータ送付を依頼されれば、スマホでメールに添付しその場で資料を送ることもできます。

別営業所の人との大量データの受け渡しもスムーズに行うことができるなど、業務効率化の可能性は無限大です。

まとめると『安全で簡単にアクセス管理できる容量制限の無いサーバーをレンタルできる』ということです。

便利機能その2・『Gメール』でどこからでもどの端末からでもメールができる!

Gメールとは、Google社が提供するEメールサービスで、無料で作成できるため個人で使用している人も多くいると思います。

G suiteのアカウントがあると、独自ドメインのアドレスを使ってメールの送受信ができるようになります。

独自ドメイン=会社のメールアドレスということです。

例えば、普段会社のPCで専用メールアドレスでEメールを行う場合、一般的にPC内にメールが飛んできます。

そのメールは基本パソコンでしか操作できません。

しかしGメールに移行すると、ネットに接続されたパソコンや携帯であればどこからでもメールにアクセスし送受信ができるようになる、ということです。

自宅のPCでもスマホやiPadの端末でGメールアプリでメールが可能になります。

テレワークで仮に個人のPCを使用して仕事をする場合、会社のメールが見れない!という事態を避けられます。

またスマホはもう誰もが持っている時代。Gメールのアプリを入れれば家でも外出先でも会社からの連絡を確認することができるのです。

これはテレワークに限らず、普段の仕事環境も大幅に改善されます。

外出先でもメールの確認や処理が可能ですので、夕方に会社に戻ってメール処理して帰宅・・・なんて必要なくなるのです。

メール設定を外部アクセスできる方法はGメールに限らずあると思いますが、一度登録してしまえば、どの端末からでもログインさえすればすぐにアクセスできるというメリットはでかいと思います。

当然、Gメールと普段使い慣れているメールソフトでは、最初は使い勝手がわからず戸惑うと思います。

しかし2年前にOutlookからGメールに切り替えた私の感想としては、Gメールの方が断然使いやすく便利で仕方ありません。

個人のスマホで会社のメールが見れる状態は賛否が分かれるところです。ただ、嫌な人はスマホに入れなければいい。

効率的になると感じる人はじゃんじゃん導入し活用すればいい。

私にとってはメールを常にリアルタイムで確認できることのメリットが大きく感じています。

予定外の仕事も早めに予定が組めるため効率もあがり、レスポンスが向上することで効率以上に客先評価も上がります。

メールも今やクラウド管理の時代です。G suite導入に合わせて切り替えてみるのもいいと思います。

便利機能その3・『電話会議』がセキュリティ万全で使える!

テレワークの最大の難点は打合せのしにくさです。

携帯で話をするのと面と向かって話をするのでは伝わり方が全然違うため、全面テレワークに踏み切れない事情が発生してしまうのです。

そこで活躍するのが電話会議ツールです。

最近では電話会議の導入が各所で広がってきています。

代表的なツールとしては、無料でも使用できるソフト『ZOOM』でしょう。簡単にアクセスでき使い勝手の良さから導入している仕事場も多いと思います。

しかし、一部ではセキュリティに懸念があるのでは?という噂もちらほら・・・。

ZOOM社は米国・シリコンバレー発の企業ですが、拠点が中国にもあり、中国共産党はサーバーを閲覧する権利があり、またセキュリティの脆弱性から情報漏洩の問題があると懸念されています。

G suiteのアカウントを取得すると、電話会議ソフト『 Hangouts Meet(ハングアウト ミート)』が利用できるようになります。

ハミングアウトミートの画面イメージ

Google社のセキュリティについては詳しく述べると大変ですが、『安全性、コンプライアンス、信頼性のそろった会議インフラストラクチャ』と言えるでしょう。つまり安心して使って問題ありません。

電話会議はプランにより同時通話人数が制限されますが、いきなり何十人も同時通話することはないと思うので大丈夫でしょう。

私も最近のテレワークの状況下の中で初めて使用してみたのですが、非常に使いやすく便利な印象です

ZOOMも使用していましたが、使い勝手は変わりません

簡単にMeetで出来ること、使える機能をリストアップしてみます。細かく上げればもっとありますが、機能のイメージをして頂ければと思います。

・カメラ画面を見ながら複数人と同時会話ができる
・PC以外にも、ipadやスマホにアプリを入れるだけで参加できる
・複数の会議を各所で同時開催できる
・PCで開いているEXCELやPDFの画面を相手に見せることができる
・個別に音声やカメラのオンオフができる
・同じソフト内でチャットを行える
・動画として保存することができる
・同一アカウントで複数の端末からアクセスすることができる

PCの画面を簡単に共有できるため、打合せ会議だけでなく講習や報告会としても活用できるため、最近では自宅待機中の新入社員研修にも導入しています。

これを使用することで、今後は外出先で会社の会議に参加したり、営業所間の伝達会議に出張の手間がなくなるなど、仕事効率向上にもかなりの効果が見込めます。

G suiteは大企業から個人まで業務効率化に効果あり!

会社でリモートワークの推進として、また業務効率化のツールとしても活躍するこのG suiteですが、私はフリーランス活動をする方にも是非導入をオススメするツールです。

フリーランスでは複数の案件を同時に抱えることや、過去の案件のデータ管理が重要になってきます。

また、打合せのために外出することもありますが、その時に資料が無く帰ってから確認では仕事が一歩遅れてしまいます。

仕事の専用サーバーとしてG suiteを活用することで、案件毎の資料整理ができ、外出先からのアクセスも可能になります。

また、フリーランスは休みを自由に調整できるというメリットがあります。

しかし反面仕事を受注する相手は企業であることがほとんどで、基本的に平日の通常勤務時間は連絡が取れるものと思い問い合わせが来ることも多いでしょう。

せっかくの休みに仕事のことをするのは抵抗があるかもしれませんが、逆に常にフレキシブルに対応できる人こそ、企業側からは求められる人材になります。

平日でも休みを満喫しつつ、しかし仕事の連絡が来た際は後回しにせず、その場でメールや資料のやり取りを可能にしておくことで、営業力へと繋がっていくのです。

自宅業務が基本のフリーランスでもG suiteはメリットが十分あります。私も活用していますが、どこでも1TBのサーバーを借りるのに月1000円以上はかかってしまいます。

いろんな機能を併用できることを考えれば十分な費用対効果を発揮できるのです。

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