G suiteでテレワーク!業務効率化に便利な機能・電話会議Meetの機能と使い方を紹介!

新型コロナウイルス感染対策により『テレワーク』がかなり多くの企業で推進されるようになりました。

しかし、急な出来事で企業側の準備・対策が十分に実施できていない、情報共有に苦労されている方も多くいるのではないでしょうか。

特に『電話会議』はリモートワークを推進する上で必須ツールとなっており、人の密集や移動を無くすために活躍の場が増えています。

Google社が提供するG suite(ジースイート)というビジネス向けのサービスの中にも、電話会議ツール『 Hangouts Meet (ハミングアウト ミート)』があります。

中には既にG suiteを導入しているけどいまいち機能や使い方が分からないという方もいると思います。

その使い方について詳しく解説します。

G suiteとは?便利な機能や費用を確認!

最初に説明を入れていますが、『G suite(ジースイート)』とはGoogle社提供のビジネスツールの名称で、『仕事に必要なものすべてが 1 つのスイート(組)に』という目的のサービスで、連携・作成・管理・アクセスに優れた総合管理ソフトウエアです。

G suiteは有料アカウントを取得することにより、電話会議、カレンダーの共有、共同編集、クラウドの共有などの数多くの機能を使うことができるようになります。

G suiteとはそもそも何?費用はどのくらい?他社と比較!

G suiteは有料アカウントを取得することにより、電話会議、カレンダーの共有、共同編集、クラウドの共有などの数多くの機能を使うことができるようになります。

機能を知らなければ利用価値を図ることはできませんが、やはりまず気になるのが費用でしょう。G suiteで用意されている3つのプランについて簡単な表にしてみました。

プランBasicBusinessEnterprise
1ユーザー/月額¥680¥1,360¥3,000
ビジネス用Gmail
電話会議
(Hangouts Meet)

MAX100人まで

MAX150人まで

MAX250人まで
チャットツール
(Hangouts Chat) 
共有カレンダー
クラウドサーバー
(Gドライブ)

30GBまで

容量無制限(5ユーザー未満の場合上限1TB)

容量無制限(5ユーザー未満の場合上限1TB)
ドキュメント ワープロ
スプレッドシート
プレゼン作成ツール
本格的なアンケートツール
ウェブサイト作成ツール
共有メモ
従業員の連携
Apps Script G Suite での自動化、統合、拡張
Cloud Search G Suite を横断的かつスマートに×
年中無休 24 時間体制のサポート 電話、メール、オンラインで対応

G suite登録は⇓こちら⇓からアクセス!
https://refergsuite.app.goo.gl/EpUh
G Suite Basic プランか G Suite Business プランで下記のプロモーション コードを適用すると初年度の料金が 20% オフになります。 是非ご利用下さい!
 G Suite Basic プラン専用コード   『 QD4GEXUM6RLFRFE 』
 G Suite Business プラン専用コード 『 E39EFTDUNLGKXQK 』

プランは全部で3種類あり、1アカウントの費用は契約合計数に関係なく固定されています。

1ユーザー辺りの費用は Business (ビジネス)プランで1,360円、年間16,320円。あとは使用人数を掛ければコスト算出できますが、アカウントはいつでも追加発行・契約解除ができるため、気軽に導入できます。

電話会議のMeetについては全てのプランで利用することが可能で使用できる機能も変わりません。ただしプランにより同時会議の最大利用可能人数が制限されます。

電話会議ソフト単体の月額費用で考えるとそれほど安くはありませんが、有名な電話会議ツール『ZOOM』の有料プランと比較すると、電話会議ソフトと考えてもそれほど極端に高額ではないことが分かります。

ZOOM社プランProBusinessEducationEnterprise
価格1,480円/月1,980円/月900円/月2,400円/月
契約ユーザー数1~910~4920~50~

G suiteの契約メリットは電話会議ツール以外にも様々な機能が使えるところにあります。

容量無制限のクラウドサーバー・ビジネス用Gメールんの使用など、様々な業務効率化に繋がるツールを一つのソフトウエアで完結させることができます。

『Hangouts Meet』以外にも活用できる機能を紹介!業務効率化に最適なG suite(ジースイート)の機能紹介記事はこちら!

GSuiteの便利機能・電話会議Meetとは

Hangouts Meetで何ができるの?

G suiteの機能の一つ『Hangouts Meet』とは、 ビジネスで使える安全性の高いビデオ会議ツールです。

会議を設定してリンクを共有することで、同じチームメンバーだけでなくG suiteアカウントを持っていないクライアントなども会議に招待でき、メールのログイン画面を通じて簡単に参加することができます。

アカウントを持っていないクライアントにも会議に招待できます
対象者にはメールで招待状が届き会議に簡単にログインできます

Webカメラと音声通話機能の他にできることをピックアップしてみました。

・カメラ画面を見ながら複数人と同時会話ができる
・PC以外にも、ipadやスマホにアプリを入れるだけで参加できる
・複数の会議を各所で同時開催できる
・PCで開いているEXCELやPDFの画面を相手に見せることができる
・個別に音声やカメラのオンオフができる
・同じソフト内でチャットを行える
・動画として保存することができる
・同一アカウントで複数の端末からアクセスすることができる

特に便利な機能としては、PC側で開いているソフト(EXCELやPDFなど)の画面を共有できること。

相手側の画面にデータが共有され、その場で編集した内容もリアルタイムで確認することができます。

また、スマホやiPadでアプリを入れることで簡単に会議にログインすることができるため、WEBカメラやマイクなどを準備することなく気軽に利用ができます。

これにより、一言でビデオ会議といっても活用の幅が大きく広がります。

・社内の報告会議
・客先との打合せ連絡会議
・新入社員や中堅社員への同時講習会
・支店など店社間での定例会議
・会社と現場での遠隔指示、情報共有

外回りや現場・多数の営業所で分散して仕事をしている会社などでは、会議の回数が多くなるのに参加者の時間調整が困難となり、結果的に定時後の会議をしている企業も多いようです。

新型コロナウイルスによりテレワークを余儀なくされた今だからこそ、テレワークで有効な『電話会議』の機能を理解し多方面に活用の場を広げることが、結果的に業務改善策として有効性を発揮することでしょう。

セキュリティに優れ安心して利用できる!

ネットワークを通じた電話会議を利用すると懸念されるのがセキュリティ問題です。

特に会議の種類によっては会社の重要機密事項を取り扱うものもあるため、運用には非常に慎重になります。

G suiteのMeetのセキュリティについては全く問題ありません。

そもそも世界中の企業が信頼し活用している実績もあり、普段からGoogleが利用する情報とプライバシー保護のシステムネットワークを使用していて、通信が暗号化され不正防止機能も常に有効になっています。

仮にMeetで情報漏洩が発覚してしまえば、Google社の提供する全てのシステムに欠陥があることになるため、まず信頼して使用しても問題ないでしょう。

逆に電話会議は多数の無料ソフトが様々な会社から提供されています。

しかし、 不正に情報を抽出することを目的とした悪質なソフトも存在します。 無料ソフトは情報漏洩の危険があります。

無料でも使用できる一番有名な電話会議ツール『ZOOM(ズーム)』に至っても様々な怪しい噂を聞いたことがあるのではないでしょうか?

ZOOM社は米国・シリコンバレー発の企業ですが、拠点が中国にもあり、中国共産党はこのサーバーを閲覧する権利があります。このことから、会議の内容が中国に流出しているという懸念が噂として流れているのです。

また多くの開発関係者からはZOOMのセキュリティの脆弱性を指摘されており、情報漏洩の可能性が考えられると懸念されています。

自社だけでなく、クライアントなどの他企業も交えて利用する機会があれば、Googleというだけで他社にも安心を提供することができ、企業力にも繋がることでしょう。

【Gsuite 】 Meetの始め方を簡単解説!

会議を立ち上げ通信するまでの簡単な流れ

G suiteを使用する上では普段使用するブラウザを『Google Clome』に切り替えましょう。アカウントでログインしている状態であれば、 各ツールをスムーズに使用することができます。

まず初めに、下記URLからMeetのページにアクセスします。

https://meet.google.com/?authuser=1

表示画面の『ミーティング参加または開始』をクリックします。最初は会議コードが無いため空白のまま続行で構いません。

ミーディング準備画面になったらそのまま『今すぐ参加』をクリックしてください。

これで新しい会議が立ち上がります。

参加者を招待する方法は大きく2つあります。

起動時に『ユーザーを追加』の画面が出るので、そこでメールアドレスなどの情報を入力することで会議の招待状を送ることができます。

画面を閉じてしまった場合も、右上にある『人型アイコン』を選択し、『ユーザーを追加』から招待することができます。

招待された側はメールの『ミーディングに参加』を押すだけでOKです。PCやiPadなどから会議に参加することができます。

作成された会議に参加する

会議を新規に立ち上げる際、指定しないと10桁のアルファベットから成る会議コードが自動的に作成されます。

立ち上げ時に同じコードを入力することで、同一の会議に参加することができます。

また、ニックネーム入力として、アルファベットで会議体の名前(例:kaigi1)を登録することができます。

同じ名前でログインすることで招待者は常にその会議に参加することができます。

会議名称さえ共有しておけば、いつでも簡単に登録された会議に参加することができます。

カレンダーで会議を予約しておく

事前に電話会議をする予定が決まっている場合は、『Googleカレンダー』に会議を登録し共有することができます。

これもGoogle Clomeの画面からカレンダーを開き、実施したい日時をクリックすると、GoogleこれもGoogle Clomeの画面からカレンダーを開き、実施したい日時をクリックすると、『Google Meetのビデオ会議を追加』が出てきます。

そこで、会議コード・参加者・添付資料の登録などを行うことができます。

また、招待者にメッセージを送ることで、事前に会議体のコードをメールで共有しておくことができます。

【Gsuite 】 Meetの使い方を簡単解説!

各アイコンの機能説明

Meetの画面は非常にシンプルです。それぞれの機能を紹介します。

左:音声のON/OFF
中:会議退出(切断)
右:カメラのON/OFF

この画像には alt 属性が指定されておらず、ファイル名は image-61.png です

左:参加者一覧・画面切替
  新規参加者の招待
中:チャット画面
右:自分のカメラ画像

今すぐ表示:全画面切替
      ウインドウ(共有)
…    :設定他

EXCELやPDFの資料画面を共有する

画面右下にある『今すぐ表示』の『ウインドウ』を選択してください。

『アプリケーションウインドウの共有』画面が開くので、画面共有したいアプリケーションを選択し、「共有」をクリックしてください。アイコンが『あなたが固定表示されています』に切り替わり、アプリケーション画面が共有されます。

共有するのはモニター画面ではなくアプリケーション画面のため、PDFやExcelなどを切り替える場合は、同じ場所から「固定表示を停止」するか、共有画面下の「共有を停止」をし、別アプリケーションに切り替える必要があります。

テレビ会議を録画・録音し記録する

録画機能はG suiteの管理画面で設定を変更することで使えるようになる機能です。

1: Google ドライブを有効にする
2: Meet の録画を有効または無効にする

まずはGoogle 管理コンソール にログインします。

設定の手順は[アプリ]⇒[G Suite]⇒[Hangouts Meet and Google Hangouts]⇒ [Meet の設定]⇒[録画] ⇒[ユーザーに会議の録画を許可します] にて録画設定をオンにします。

設定が共有されるまで24時間程度かかることもあるので、使用する場合は早めに設定をしましょう。

この機会に他の様々な機能も兼ね備えているG suiteにて、電話会議の導入を検討してみては如何でしょうか。

既にG suiteを使用している方も、この機会にMeetの使い方を確認して必要なときにすぐ使えるよう準備してみてください。

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